はじめに
コジマです。
業務効率化したいですよね。
なんでもバッチ化すればいいってわけでもなくて、OSの持つ機能をうまく使って効率化することも
十二分に可能です。
この記事では、スクリプト組んでバッチ化する以外の手法をいくつか紹介します。
一つひとつの詳細な手順には触れません。
対象
以下の読者を対象に書いています。
- エンジニアなりたてホヤホヤで手探りで業務している人
- 業務でWindowsを使っている人
- ファイル探すのに無駄に時間かかっちゃう人
作業効率化のコツ
作業効率化のコツは作業効率化の基本要素を分かっておくことです。
どういうことに意識をすれば作業効率化を図ることができるのでしょうか？
基本的な要素は大きく見て以下の3通りに分類できます。
- 使いたいアプリやファイルを探す時間を短縮する
- ルーティン作業をある程度PC仁お任せする
- マウスに手を置く時間を減らす
それぞれを掘り下げて実際に業務効率化のヒントを見ていきましょう。
使いたいアプリやファイルを探す時間を短縮する
よく使うアプリはタスクバーに登録
使用頻度の高いアプリはタスクバーに登録しておきましょう。
私は
- Google Chrome
- Excel
- Word
- サクラエディタ
- WinMerge
あたりはタスクバーに潜ませてます。
ここらへんはお好みで。
よく見るフォルダはクイックアクセスに追加
クイックアクセスを有効活用しましょう。
- 自分のワークフォルダ
- プロジェクトのフォルダ
- 案件ごとに使用するフォルダ
あたりをクイックアクセスに登録しておきましょう。
案件ごとに使用するフォルダは都度入れ替えます。
メモを取る
社会人当たり前スキルなんですけどね。
実際最初は大事なところ書き損じたり、情報詰めすぎて何が大事か分からなくなったりしますよね。
じゃあ、一体どういうメモを取るのかと言うと大きく4つに分けられます。
環境情報
＝＞IPアドレスやポート番号などの情報
認証情報
＝＞サーバにログインするときに使用するユーザのIDとPWなどの情報
ファイルパス
＝＞マニュアルや設計書の場所などの情報
諸注意・備考
＝＞このコマンドは管理者権限で実行する、必ず上司の許可を得てから先に進むなどの諸注意
この４点に分けて考えればメモを取りやすくなると思います。
注意としては、これはあくまで業務効率化のためのメモの手法で、会議の議事録等では別の観点が必要になります。
テキストファイルでもなんでもかまいません。
これらに注意してメモを取れば同じことを何回も聞いたりすることは最小限に抑えられると思います。
ルーティン作業をある程度PCにお任せする
常に使うアプリはスタートアップに登録
毎回立ち上げるアプリはスタートアップに登録します。
にいつも使っているアプリのショートカットを貼りつければOK
C:\Users\user01\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup
となります。
あまり入れすぎるとOSの起動が遅くなってしまうので
必要なものは厳選しましょう。
タスクスケジューラを利用する
例えば日報を書くために毎日17:30にメーラーを起動する等
ルーティン作業の際にタスクスケジューラは有効手段となります。
忙しくてもタスクスケジューラを設定しておけば作業漏れを防ぐ効果もあります。
OutlookにしてもThunderBirdにしても引数を指定して宛先や本文を設定しておくこともできるので
知っておくとより楽ができます。
詳しくは調べてみてください。
気が向いたら別の記事にするかもしれません。
マウスに手を置く時間を減らす
ファイル名を指定して実行を有効活用する
Win+Rを押すと起動できるアレですね。
Windowsのコマンドを実行できたり、アプリや画面を起動することができます。
ある程度覚えておくと画面をポチポチしなくても行きたい画面に行けるようになるのでお勧めです。
フォルダ操作のショートカットキーを覚える
- Win+E:エクスプローラの起動
- Ctrl+Shift+N:新規フォルダ作成
- Alt+D:アドレスバーにカーソルを合わせる
- Ctrl+N:ウインドウの複製
ここらへん覚えておくと作業効率が格段に上がります。
ほかにExcelやテキストエディタにもショートカットはたくさんあります。
良く行う作業についてはここで紹介したもの以外にも覚えておくことをお勧めします。
さいごに
もう一度ポイントを整理すると
- 使いたいアプリやファイルを探す時間を短縮する
- ルーティン作業をある程度PCにお任せする
- マウスに手を置く時間を減らす
となります。
もしかしたらここで紹介したもの以外にも有効な手法は沢山あるかもしれません。
自分なりの作業効率化を目指してみてください。
気持ちよく仕事できるようになりますよ！
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以上、コジマでした。