はじめに
コジマです。
最近文書を作ることが増えたので、レビューを受けたときの
レビュアーの観点を分析してみました。
もちろん細かいことも掘り下げればありますが、
文書作成の基本として自然と意識できるようになりたい5つの要素を紹介したいと思います。
1:フォントを統一する
フォントを統一することで見やすくなります。
フォントを意識せず文書を作ると他のフォントが混ざることがよくあります。
文章を選択したときにフォントの表示部分が真っ白になったら混ざってます。
この状態ですね。
この例では「MS P ゴシック」と「MS P 明朝」が混ざってます。
どちらかに統一しましょう。
2:語尾を統一する
ですます調なのか、である調なのか体言止めなのか統一します。
例えば
「設定を変更することは可能ですが、管理者権限が必要である。」
なんて文章はですますとであるが一緒になってて気持ち悪いので
「設定を変更することは可能だが、管理者権限が必要である。」
または
「設定を変更することは可能ですが、管理者権限が必要です。」
と語尾を統一します。
3:表現を統一する
例えば、「ボタンをクリックする」という表現も
「ボタンを押下する」または、タッチパネルの場合は「ボタンをタップする」
なんて言ったりもします。
同じ意味の表現はクリックならクリックと統一します。
用途に沿った正しい表現で統一しましょう。
4:表上図下（ひょうじょうずげ）
私が勝手に作った四字熟語ですｗ
表番号は表の上に書いて、図番号は下に書きます。
どっちがどっちか分からなくなる時があるので覚書も含めています。
「表上図下」と声に出して頂けたら覚えやすいと思います。
個人的にしっくり来てます。
5:相互参照を使用する
「図2-2 参照」なんて添える場合ありますよね。
その時手書きしていませんか？
「相互参照」機能を使いましょう。
相互参照を図表番号や段落に使うと
そこにジャンプすることができたり、
間に図表や段落が増えても簡単に更新することができます。
この記事では「意識すべきこと」というのが要点なので
具体的な説明はしませんが、参考リンクを貼っておきます。
【参考リンク】
「相互参照」が便利な理由
https://news.mynavi.jp/article/wordtech-31/
さいごに
ざっとこんな感じですかね。
まだまだあるとは思いますが、基本となるのはこのあたりかと思います。
レビューで1文書で何十個も指摘表が埋まっているとレビューするほうもされるほうも
大変なので、簡単な指摘はなるべく少なくなるようにしたいですね。
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以上、コジマでした。
