コジマです。
今日の分の仕事終わったー！
今日は早く帰れるぞーー！
なんて思った矢先…上司から呼び出し。
「今日、19:00から会議な。よろしく」
あぁぁぁぁぁぁぁぁぁぁ…
こうして儚く定時退社の夢はあっけなく散るのです。
同じ経験をしたことある人は少なくないはず。
人は何故定時後に会議をしたがるのか？
- 定時後じゃないと集まれない(組織的問題)
- 定時後がちょうどいい(個人的問題)
そもそも定時後に会議をすること自体私はよく思わないですし、いい組織だとは思えないんですけどね。
さて、本題なのですが、何故、会議が長引くのか？
以下の事柄がはっきりしないことが多いですよね。
- そもそもその会議本当に必要？
- その会議、自分必要なの？
- その会議、何時に終わるの？
- その会議、何を話すの？
結論、会議の目的と終着点が曖昧なまま会議をしてしまうからなんですね。
メール読んでおいてで済む内容かもしれないし、自分がいなくても成立するかもしれないし、30分くらいかと思ったら数時間かかるかも知れないし、内容まとまってなくてグダグダするかもしれないし。
こんな疑問を抱えたままで、定時後でなくとも嫌ですよね。そんな会議。
無意味で無価値な会議を開いてしまう前に、どうしても会議が必要であれば以下の対策をとりましょう。
- 会議の時間を伝えましょう(終了時刻も)
- 会議の場所を伝えましょう
- 会議の参加者を伝えましょう
- 会議の概要を伝えましょう
- 会議の目的を伝えましょう
要するに5W1Hをきちんと説明するってことですね。
メールで展開するとしたらこんな感じになると思います。
＜件名＞
【打合せ】YYYY/MM/DD 〇〇システム仕様決定
＜本文＞
To:参加者
お疲れ様です。コジマです。
掲題の件参加お願いします。
以下詳細です。
<<詳細>>
日時：YYYY/MM/DD ○時〜×時
場所：3階 A会議室
参加者：コジマ、タナカ、ヨシダ、スズキ
概要：○○システム要件定義
目的：
①外部システムインターフェース方針決定（A案orB案)
②決定案のリスク洗い出し
以上、アジェンダは添付しますので各自ご確認よろしくお願い致します。
こんな感じですかね。
こういう下準備するだけでもかなり変わります。
その他スタンディングで会議を行ったり、会議の予約システムを導入したり
各企業で工夫されているところも多いですね。
効率の良い会議を行うためにも一度原点に回帰することを意識して行きたいですね。
以上、コジマでした。
